Stomatologie

Cabinetul are un telefon și o asistentă ocupată.

Într-un cabinet stomatologic apelul vine exact atunci când asistenta ține aspiratorul. Se sună o dată, se sună a doua oară, iar al treilea apel pleacă la cabinetul de peste drum. Pagina asta descrie ce preia un asistent vocal în locul ei și, la fel de exact, ce nu are voie să atingă.

Asistentul răspunde la primul apel, întreabă dacă este control sau durere, citește orele libere din calendarul cabinetului, fixează programarea, trimite confirmarea prin SMS și trece imediat la un om orice sună a urgență. Nu dă niciun sfat medical.

§01 Apelurile

Ce preia de pe linia recepției

Nu tot telefonul unui cabinet este automatizabil, și lista de mai jos este scurtă din acest motiv: sunt tipurile de apel care se termină într-o programare, într-o confirmare sau într-un transfer, adică acolo unde un rezultat se poate verifica.

Programare nouă

Pacientul spune ce îl doare sau că vrea un control, iar asistentul propune orele libere din calendar pentru medicul potrivit.

Reprogramare și anulare

Caută programarea după numărul de telefon, o anulează sau o mută, și eliberează ora pentru altcineva.

Întrebări despre program și tarife

Răspunde din lista de prețuri și din orarul pe care le încarci tu, nu din ce știe modelul despre stomatologie în general.

Confirmarea de a doua zi

Sună pacienții programați mâine și marchează cine confirmă, cine amână și cine nu răspunde.

Urgență declarată

Durere acută, traumatism, sângerare care nu se oprește. Aici nu întreabă nimic în plus: trece apelul la un om.

Apel în afara programului

Seara și duminica preia cererea, o notează și trimite rezumatul până a doua zi dimineața.

§02 Fluxul

Ce se întâmplă, pas cu pas

Fluxul de mai jos este compus din unelte care există azi în produs. Fiecare pas numește unealta pe care o cheamă asistentul, ca să se vadă unde se termină conversația și unde începe sistemul tău.

Cum se construiește asistentul

01 Salută și separă cele două cazuri Prima replică a asistentului întreabă direct dacă este vorba de o durere apărută acum sau de o programare obișnuită. Este singura ramificație care contează, și se pune prima.
02 Caută ora liberă Cheamă unealta de disponibilitate pe calendarul cabinetului, prin conectorul Google Calendar sau Outlook Calendar, și propune două sau trei ore reale, nu o promisiune că sună cineva înapoi.
03 Fixează programarea Creează evenimentul în calendar cu numele pacientului, telefonul și motivul, pe medicul ales. Dacă ora a fost luată între timp, unealta întoarce eroare și asistentul propune alta.
04 Trimite confirmarea Un SMS prin conectorul Twilio cu data, ora și adresa. Pentru pacienții care au scris pe WhatsApp în ultimele douăzeci și patru de ore se poate folosi și mesajul acolo.
05 Predă urgențele Pentru cazurile de durere, asistentul face transfer la numărul de gardă. Transferul poate fi orb sau consultativ, adică apelantul așteaptă cât timp se sună medicul.
06 Închide cu ce a rămas scris La final apelul are transcriere, înregistrare dacă ai pornit-o, motivul închiderii și ieșirea structurată pe care ai cerut-o.

§03 Urma scrisă

Ce rămâne după ce se închide apelul

Un apel care nu lasă nimic scris în urmă este un apel pe care nu îl poți verifica. Fiecare rând de mai jos este produs de o unealtă reală, nu de o rubrică pe care o completează cineva mai târziu.

Ce se leagă azi de CallAgent

Ce rămâne după ce se închide apelul
În calendar	Evenimentul programării, cu pacientul, telefonul și motivul în descriere.
Prin SMS	Confirmarea trimisă către pacient, cu ora de trimitere înregistrată pe apel.
În foaia de lucru	Un rând nou în Google Sheets sau în Airtable, dacă ții evidența acolo, cu rezultatul apelului.
Pe apel	Transcrierea, evenimentele uneltelor chemate, motivul închiderii și ieșirea structurată cu câmpurile pe care le-ai definit.

§04 Limite

Ce nu face pentru un cabinet stomatologic

Lista asta este pe fiecare pagină de pe site și aici contează mai mult decât oriunde, fiindcă la capătul liniei este un pacient care are dureri. Nimic din ce urmează nu este pe foaia de parcurs pentru luna viitoare; sunt lucruri pe care produsul nu le face.

Ce este gata și ce nu

Nu dă sfat medical și nu face triaj Nu spune dacă o durere poate aștepta până marți, nu recomandă un tratament și nu interpretează o radiografie. Poate doar să recunoască cuvintele unei urgențe și să dea apelul unui om.
Nu se leagă de softul tău de cabinet Nu există conector gata făcut pentru programele de gestiune stomatologică folosite în România. Dacă vrei fișa pacientului în apel, se scrie o unealtă HTTP proprie peste API-ul tău sau se conectează un server MCP.
Nu încasează bani Nu ia avansuri și nu procesează carduri. Conectorul Stripe este citire, prin construcție: caută clientul și facturile, nu mișcă bani.
Nu îți încarcă PDF-urile Baza de cunoștințe acceptă text, Markdown, CSV, HTML, JSON, XML, DOCX și XLSX. Lista de prețuri scanată ca PDF trebuie convertită înainte.
Nu are cifre de rezultat Nu spunem cu cât scad neprezentările sau câte programări în plus prinzi, fiindcă nu am măsurat asta într-un cabinet real. Produsul a dat unsprezece apeluri reale până acum și pagina de stadiu spune care.

§05 Întrebări

Ce ne întreabă cabinetele

Pacientul își dă seama că vorbește cu un robot?

Da, dacă întreabă, fiindcă asistentul are voie să spună asta și îl poți pune să o spună din prima replică. Vocea este naturală, dar o conversație lungă și complicată se simte. Recomandarea noastră este să anunți de la început, nu fiindcă obligă cineva, ci fiindcă un pacient care descoperă singur la minutul trei devine mai greu de ajutat.

Ce se întâmplă dacă cineva sună cu o urgență reală?

Asistentul este configurat să nu întrebe nimic în plus și să transfere apelul la numărul de gardă. Transferul este orb sau consultativ, la alegerea ta. Dacă nimeni nu răspunde la numărul de gardă, apelul revine la asistent, care preia datele și le trimite mai departe.

Poate să vadă în programul meu de cabinet cine este pacientul?

Doar dacă programul tău are un API și scriem o unealtă pentru el. Nu avem conector gata făcut pentru softurile de cabinet din România. Ce merge azi fără nicio dezvoltare este calendarul: Google Calendar, Outlook Calendar sau Calendly.

Cât costă un apel de programare?

Se plătește pe secundele reale de convorbire: adaosul platformei este de 0,10 € pe minut, peste care vine costul furnizorilor de transcriere, model, voce și telefonie, la prețul lor. Dacă îți aduci propriile chei, partea aceea este zero pentru noi. Un apel de programare de un minut și jumătate este un ordin de mărime rezonabil.

Vorbește românește corect, cu diacritice și cu nume de pacienți?

Limba se fixează explicit pe asistent. Numele proprii românești rămân partea cea mai grea pentru orice transcriere, motiv pentru care asistentul cere confirmarea numelui și a numărului de telefon înainte să scrie programarea, în loc să presupună că a auzit bine.

§06 Mai departe

Note

1 Uneltele numite pe pagină sunt cele din App\Services\Integrations\ConnectorRegistry, marcate implemented. Ce apare doar în catalog, fără acest marcaj, nu este numit aici ca și cum ar merge.
2 Programarea în calendar folosește capacitățile check_availability și create_event ale conectorului Google Calendar, iar SMS-ul folosește send_sms din conectorul Twilio. Ambele sunt marcate implemented în registru.